“玩转”内部财务控制

发布时间:2019-08-23 来源: 短文摘抄 点击:

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  近几年,商旅行业获得了蓬勃发展,全国各地的商旅企业纷纷建立,呈现出非常可喜的发展态势。然而,面对广阔的发展前景,我们要清醒地看到,当前国内大部分商旅企业在经营管理的某些方面做得还不够完善。其中,内部财务控制水平整体还比较落后,财务人员素质不高,财务工作开展略显混乱,这直接影响着商旅企业的长远发展。本文以G公司为例,来谈谈商旅企业如何做好内部财务控制,期望给读者带来启示。
  内部机构设置不合理
  我国的商旅企业大部分是中小型规模的,这些企业的内部机构设置通常都比较简单,比较笼统,各岗位的职责权限不明确。由于规模普遍偏小,一些商旅企业为了减少人员成本的支出,往往会极力压缩人员,导致企业员工数量非常少,各岗位往往无法配备专业的职工,一人身兼数职的现象比较多,出现前台、票务、会计等职务“一肩挑”的情况。
  G商旅公司也没有设置专门的会计机构,财务工作大多由没有财务专业背景的员工兼任,而这些员工并不具备胜任财务工作的能力,难以确保按时、保质保量地完成基本的财务工作,内部财务控制更是无从谈起。由于财务机构设置的不完善,导致财务人员权责不明,缺乏彼此之间的监督,这就给商旅企业内个别素质较低的员工乱开发票谋取私利以可乘之机。由于内部机構设置的不合理,使得G公司的财务工作往往不能做到专人专管,加之相关人员的权责分配不明确,财务控制的力度很难加强,这对于企业的正常经营是很不利的。
  资金管理体系缺失,应收款项回收不力
  商旅企业与运输行业、酒店行业等有着频繁的业务联系,由于G商旅公司内部有些部门权责不明,也缺乏对资金收付时限的明确规定,使得资金管理比较凌乱,某些资金使用比较随意,加之由于权责不明容易出现相关责任人互相推诿的现象,增加了资金的流通风险,严重时会给商旅企业造成不必要的损失。
  G商旅公司几乎每天都会产生大量复杂的资金收付和结算工作,在此过程中即使在某个环节出现一个小的失误,都可能使企业损失一笔不小的资金,还会降低商旅企业的信用。有些员工在借用备用金后,对会议活动进行中相关的现金支出做不到及时的报销,导致在负责人员手中滞留着大量现金或单据,备用金也无法按时归还。此外,G商旅公司资金收付的审批流程也比较简单,其作为集团的分支机构实行资金自行管理,依据自己习惯的程序来处理资金收付和结算工作,缺乏必要的监督和控制,导致企业的资金安全得不到保障。
  G商旅公司在采购环节的资金使用也缺乏明确的规定和标准,资金使用比较随意,例如笔者的一位朋友在这家商旅企业任职,某次他代为采购社内日常办公用品,事先并没有被公司告知明确的采购标准、采购地点和资金使用限额,等到将物品采购回来时却受到领导指责,理由是花费过多。虽然只是一笔小额的费用,但久而久之这种因为内部资金管理不妥当造成的不合理支出积累起来,也会对企业造成不可预知的损失。
  应收款项回收难的问题也一直是影响商旅企业发展的不利因素。G公司的销售人员只注重个人业绩的增长,单凭互相之间的信任跟客户打交道,而这样做显然会增加企业应收账款和坏账的可能,收账难度和风险也会增大。如果资金无法正常收回,那无疑会对商旅企业造成很大的损失。此外,部分业务人员在进行实际业务操作时忽视相关规定和章程,所签合同内容不完整、不规范,而且在与客户进行相关费用的确认时不注意保留相关凭证,如果遇到信用不高的客户,在欠款清收时由于没有足够的法律依据,往往受到各种阻碍,进而很大程度上影响了企业的资金周转,不利于商旅企业的长远发展。
  核算过程不严格,内部审计缺失
  当前一些商旅企业内部对会计核算的审核不够严格,没有制定明确的标准规范日常核算工作,这使得商旅企业各项业务收入的真实性大打折扣。在确认收入方面,遵从的标准不清晰,因此在出现某些员工私自与客户订立虚假的合同、随意帮客户开具发票的情况时,财务人员如果对此不严格把关,就会使商旅企业的收入虚增。
  当前我国大部分商旅企业的内部审计制度也是不健全的,对于G商旅公司来说,社内并没有设置专门的内部审计机构,因而缺乏对日常经济活动和各项业务的监督和评价,而财务报告审计也仅是传统的基础审计,内部审计的管理功能没有得到充分体现,审计人员也很难发现财务报表中存在的问题,有些人员甚至为了尽早完成审计工作而不愿意发现内部财务控制工作中的缺陷。
  优化内部机构设置
  商旅企业应根据自身规模设置专门的财务机构,即使规模比较小,也应该配备专职的财务人员来负责整个企业的财务工作。明确财务部门各财务人员权责的过程中,可以按照商旅企业的业务板块对其进行分工,每个财务人员负责指定的业务范围,专门的款项也有专人来负责,这样更容易在商旅企业受到损失时追究责任,也能使财务工作的进行更加流畅及时。例如,同业之间的业务涉及的资金往来可以指定一名专门的财务人员负责,避免谁碰到谁办的情况。如果商旅企业规模较小,业务范围小,无需设置专门的财务机构,则至少需要配备专职的财务人员负责商旅企业的财务工作,严格避免一人身兼数职,把财务工作交给各部门人员或前台人员来承担,这样既不利于保证财务工作的准确及时完成,也会阻碍内部财务控制工作的开展。
  加强资金管控和应收款项的回收管理
  资金管理是关系到商旅企业能否健康发展的重要环节,鉴于G商旅公司这样总部和分公司缺少统一的资金管理控制系统、无法对商旅企业资金进行统筹安排及合理利用的情况,总公司应当实行资金统一结算,在总部设置资金结算中心,分公司的资金业务均要通过结算中心来完成,将对资金由分散管理转换为统一管理,委派专门的财务人员负责各分公司的资金管理,对各项财务工作和现金收付业务进行核实,并及时将所有收入统一归集到总部设置的核算中心,第一时间将资金收拢到特定的账户,减少由于分散造成的资金安全风险;另一方面核算中心要事先根据对各分公司现金流量的预估制定相应的预算,然后将资金拨付到统一的支出账户,这样核算中心就能监督各分支机构的资金使用情况,通过将实际支出与预算对比,对超出的部分及时核查并加以控制,减少不合理支出。

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